Als Azubi einen Betriebsausflug planen: Anleitung und Checkliste
- BASH ROOMS
- vor 3 Tagen
- 6 Min. Lesezeit
Dein Chef oder Ausbilder kommt auf dich zu und sagt: „Kannst du unseren nächsten Betriebsausflug organisieren?“
Was zunächst nach einer spannenden Aufgabe klingt, wirft meistens schnell viele Fragen auf: Wie hoch ist das Budget? Wie findest du einen Termin, an dem möglichst viele Kollegen teilnehmen können? Welche Aktivität passt zu unterschiedlichen Altersgruppen? Und woran musst du bei der Buchung denken?
Gerade wenn du zum ersten Mal einen Betriebsausflug planst, kann die Aufgabe unübersichtlich wirken. Mit der richtigen Reihenfolge ist die Organisation jedoch deutlich einfacher.
In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du als Azubi einen Betriebsausflug planst, welche Fragen du frühzeitig klären solltest und wie du deinem Chef einen durchdachten Vorschlag präsentierst.
1. Kläre zuerst den genauen Auftrag
Bevor du nach Aktivitäten, Restaurants oder Locations suchst, solltest du genau verstehen, was dein Chef von dir erwartet.
Denn ein Betriebsausflug kann ganz unterschiedlich aussehen. Manche Unternehmen möchten lediglich gemeinsam etwas unternehmen. Andere wollen den Zusammenhalt verbessern, neue Kollegen integrieren oder einen erfolgreichen Projektabschluss feiern.
Kläre deshalb zunächst folgende Fragen:
Wie viele Kollegen sollen ungefähr teilnehmen?
Soll der Betriebsausflug während oder nach der Arbeitszeit stattfinden?
Gibt es bereits einen gewünschten Zeitraum?
Wie hoch ist das Budget pro Person?
Soll das Event einen bestimmten Zweck erfüllen?
Wird zusätzlich ein Restaurant oder Catering benötigt?
Gibt es Kollegen mit körperlichen Einschränkungen?
Soll die Aktivität in der eigenen Stadt stattfinden?
Wer trifft am Ende die Entscheidung?
Am besten sammelst du die Antworten schriftlich. So vermeidest du, dass du mehrere Stunden nach einer passenden Aktivität suchst und später feststellst, dass sie nicht zum Budget oder zur Gruppengröße passt.
Tipp
Bitte deinen Chef nicht nur um ein Gesamtbudget. Ein Budget pro Person ist für die weitere Planung häufig hilfreicher.
2. Ermittle die ungefähre Teilnehmerzahl
Die Gruppengröße ist einer der wichtigsten Punkte bei der Planung eines Betriebsausflugs.
Viele Aktivitäten funktionieren nur mit kleinen Gruppen. Andere Anbieter haben eine Mindestteilnehmerzahl oder verlangen bei kurzfristigen Absagen trotzdem den vollständigen Preis.
Du musst zu Beginn noch keine endgültige Teilnehmerzahl kennen. Eine realistische Einschätzung sollte jedoch vorhanden sein.
Du kannst die Kollegen zum Beispiel zunächst unverbindlich fragen:
Wer hat grundsätzlich Interesse?
Welche Wochentage kommen infrage?
Gibt es Urlaub, Schichtpläne oder andere wichtige Termine?
Muss mit Begleitpersonen gerechnet werden?
Plane außerdem einen kleinen Puffer ein. Wenn aktuell 28 Kollegen Interesse haben, solltest du nicht nach einer Location suchen, die maximal 28 Personen aufnehmen kann. Möglicherweise kommen später noch weitere Zusagen hinzu.
Bei BASH ROOMS können je nach Standort auch große Gruppen mit bis zu 75 Personen gemeinsam an einem moderierten Teamwettkampf teilnehmen. Dadurch eignet sich das Konzept besonders für Unternehmen, die ihre Belegschaft nicht auf mehrere unterschiedliche Aktivitäten aufteilen möchten.
3. Lege gemeinsam mit deinem Chef das Budget fest
Bevor du konkrete Angebote einholst, brauchst du einen finanziellen Rahmen.
Zum Budget gehören nicht nur die Kosten für die eigentliche Aktivität. Je nach Planung können weitere Ausgaben hinzukommen:
Anreise
Parkgebühren
Essen und Getränke
Raummiete
Technik
Dekoration
kleine Preise
Übernachtung
zusätzliche Arbeitszeit
finanzieller Puffer
Eine einfache Beispielrechnung könnte so aussehen:
Kostenpunkt | Beispiel pro Person |
Aktivität | 50 Euro |
Essen und Getränke | 25 Euro |
Anreise | 10 Euro |
Reserve | 5 Euro |
Gesamtbudget | 90 Euro |
Die Reserve ist wichtig, falls sich Preise ändern oder kurzfristig zusätzliche Kosten entstehen.
Welche Fragen solltest du deinem Chef stellen?
Formuliere möglichst konkret:
„Welches maximale Budget steht pro Person zur Verfügung und sollen darin auch Essen, Getränke und Anreise enthalten sein?“
Mit dieser Frage erhältst du eine deutlich bessere Grundlage als mit einem allgemeinen „Wie viel darf es kosten?“.
4. Schlage nicht zu viele Termine vor
Ein häufiger Fehler bei der Planung eines Betriebsausflugs ist eine komplett offene Terminumfrage.
Wenn du 30 Kollegen fragst, wann jeder Zeit hat, erhältst du wahrscheinlich 30 unterschiedliche Antworten. Dadurch wird die Abstimmung unnötig kompliziert.
Gehe besser so vor:
Kläre mit deinem Chef einen passenden Zeitraum.
Prüfe wichtige betriebliche Termine und Urlaubszeiten.
Wähle zwei oder drei konkrete Termine aus.
Lass die Kollegen nur zwischen diesen Terminen abstimmen.
Setze eine klare Rückmeldefrist.
Berücksichtige dabei auch, dass beliebte Eventlocations besonders donnerstags, freitags und in der Weihnachtszeit früh ausgebucht sein können.
Für größere Gruppen solltest du deshalb möglichst frühzeitig anfragen.
5. Wähle eine Aktivität, die zur gesamten Gruppe passt
Die größte Herausforderung besteht oft nicht darin, irgendeine Aktivität zu finden. Sie muss möglichst zur gesamten Gruppe passen.
In einem Unternehmen arbeiten häufig Menschen mit unterschiedlichen Interessen, Altersgruppen und körperlichen Voraussetzungen zusammen. Eine Aktivität, die für einige Kollegen perfekt ist, kann für andere ungeeignet sein.
Stelle dir bei der Auswahl deshalb folgende Fragen:
Können alle Kollegen aktiv teilnehmen?
Ist besondere Fitness erforderlich?
Funktioniert die Aktivität bei jedem Wetter?
Gibt es lange Wartezeiten?
Müssen einzelne Teilnehmer vor der Gruppe auftreten?
Wird das Event professionell moderiert?
Muss ich selbst Spiele oder Material vorbereiten?
Kann die gesamte Gruppe gemeinsam teilnehmen?
Ist die Dauer für einen Betriebsausflug geeignet?
Gibt es eine feste Ansprechperson?
Ein gutes Firmenevent sollte unterschiedliche Stärken berücksichtigen. Nicht jeder Kollege ist besonders sportlich, kennt sich mit Quizfragen aus oder besitzt außergewöhnliches Geschick.
Genau deshalb verbindet BASH ROOMS verschiedene Disziplinen aus Wissen, Taktik, Geschick und Sport. Die Teilnehmer treten in Teams gegeneinander an und können sich je nach Aufgabe mit unterschiedlichen Fähigkeiten einbringen.
Ein Moderator erklärt die einzelnen Spiele, führt durch den gesamten Ablauf und behält die Punkte im Blick. Dadurch musst du als Organisator nicht selbst moderieren oder ein eigenes Programm vorbereiten.
6. Plane Anreise und Treffpunkt
Auch die beste Aktivität sorgt für Stress, wenn ein Teil der Gruppe zu spät kommt oder niemand genau weiß, wo der Treffpunkt ist.
Prüfe deshalb frühzeitig:
Ist die Location mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar?
Gibt es Parkplätze in der Nähe?
Kommen die Kollegen gemeinsam oder einzeln?
Müssen Fahrgemeinschaften organisiert werden?
Gibt es Baustellen oder bekannte Verkehrseinschränkungen?
Ist der Eingang leicht zu finden?
Wie viel Zeit sollte vor dem Event eingeplant werden?
Kommuniziere nicht nur den Beginn der Aktivität, sondern auch eine verbindliche Treffzeit.
Wenn das Event um 17:00 Uhr beginnt, kann die Treffzeit zum Beispiel bereits um 16:30 Uhr sein. So bleibt noch Zeit für den Empfang, eine kurze Einweisung und mögliche Verspätungen.
7. Entscheide, ob vorher oder danach gegessen wird
Ein gemeinsames Essen ist bei vielen Betriebsausflügen ein wichtiger Bestandteil.
Du musst allerdings nicht zwingend Aktivität und Essen bei demselben Anbieter buchen. Häufig ist es einfacher, zunächst ein fest organisiertes Event durchzuführen und anschließend ein Restaurant in der Nähe zu reservieren.
Möglicher Ablauf:
16:30 Uhr: Treffen an der Location
17:00 Uhr: Beginn der Aktivität
19:30 Uhr: Ende und Siegerehrung
20:00 Uhr: gemeinsames Essen
Achte bei der Restaurantbuchung auf:
Entfernung zur Eventlocation
Größe der Gruppe
vegetarische und vegane Gerichte
Allergien und Unverträglichkeiten
Möglichkeit einer gemeinsamen Rechnung
Reservierungsbedingungen
Zeitpuffer zwischen Event und Essen
Bei großen Gruppen solltest du das Restaurant möglichst früh reservieren und die endgültige Personenzahl einige Tage vorher bestätigen.
8. Präsentiere deinem Chef einen vollständigen Vorschlag
Gehe nicht nur mit dem Namen einer Aktivität zu deinem Chef. Bereite einen vollständigen und übersichtlichen Vorschlag vor.
Dieser sollte enthalten:
Name und kurze Beschreibung des Events
möglicher Termin
Dauer
Teilnehmerzahl
Kosten pro Person
voraussichtliche Gesamtkosten
Anreise
Vorteile der Aktivität
mögliche Restaurantoption
Buchungs- und Stornierungsbedingungen
9. Buche erst nach der endgültigen Freigabe
Bevor du etwas verbindlich buchst, solltest du dir die Freigabe deines Chefs schriftlich bestätigen lassen.
Das gilt besonders für:
Termin
Preis
Teilnehmerzahl
Zahlungsart
Stornierungsbedingungen
mögliche Zusatzkosten
10. Informiere die Kollegen rechtzeitig
Nach der Buchung solltest du alle Kollegen über die wichtigsten Details informieren.
Die Einladung sollte folgende Informationen enthalten:
Datum
Treffzeit
Startzeit
Treffpunkt
Adresse
geplante Dauer
Anreisemöglichkeiten
empfohlene Kleidung
Informationen zum Essen
Rückmeldefrist
Kontaktdaten des Organisators
11. Bestätige kurz vor dem Event alle wichtigen Details
Auch wenn die Buchung bereits mehrere Wochen zurückliegt, solltest du kurz vor dem Betriebsausflug noch einmal alles kontrollieren.
Kontaktiere den Eventanbieter und das Restaurant und bestätige:
Datum
Uhrzeit
endgültige Teilnehmerzahl
Ansprechpartner
Rechnungsadresse
besondere Hinweise
Reservierung im Restaurant
Schicke außerdem den Kollegen einige Tage vorher eine kurze Erinnerung mit Treffpunkt, Uhrzeit und Anreise.
So verringerst du das Risiko, dass jemand die Einladung nicht mehr findet oder von einer falschen Uhrzeit ausgeht.
12. Plane einen kleinen Notfallpuffer ein
Bei einem Betriebsausflug kann sich kurzfristig immer etwas ändern.
Typische Situationen sind:
ein Teilnehmer wird krank
die Gruppengröße verändert sich
ein Zug fällt aus
Kollegen verspäten sich
das Restaurant ändert die Reservierung
das Wetter spielt nicht mit
Ein wetterunabhängiges Indoor-Event reduziert bereits einen großen Unsicherheitsfaktor. Trotzdem solltest du die Telefonnummer des Anbieters und des Restaurants gespeichert haben.
Informiere dich außerdem vorher, bis wann Änderungen der Teilnehmerzahl möglich sind.
Checkliste: Als Azubi einen Betriebsausflug planen
Zu Beginn
Auftrag mit dem Chef klären
Ziel des Betriebsausflugs festlegen
ungefähre Teilnehmerzahl ermitteln
Budget pro Person festlegen
passenden Zeitraum bestimmen
zwei oder drei Termine auswählen
Vor der Buchung
Aktivität auf Gruppengröße prüfen
Anreise kontrollieren
Dauer und Ablauf klären
Leistungen des Anbieters prüfen
Stornierungsbedingungen lesen
Restaurant oder Verpflegung planen
vollständigen Vorschlag erstellen
schriftliche Freigabe einholen
Nach der Buchung
Einladung an die Kollegen verschicken
Rückmeldefrist festlegen
Teilnehmerliste führen
Fahrgemeinschaften organisieren
Restaurant reservieren
Besonderheiten an den Anbieter melden
Kurz vor dem Betriebsausflug
endgültige Teilnehmerzahl bestätigen
Buchung und Restaurantreservierung kontrollieren
Treffpunkt erneut verschicken
Anreise prüfen
Telefonnummern speichern
Zeitpuffer einplanen
Rechnungsempfänger klären
Beispiel: So kann ein Betriebsausflug bei BASH ROOMS ablaufen
Ein Betriebsausflug muss nicht aus vielen verschiedenen Programmpunkten bestehen.
Ein möglicher Ablauf bei BASH ROOMS könnte so aussehen:
Du klärst Teilnehmerzahl, Budget und Termin mit deinem Chef.
Du wählst den passenden BASH-ROOMS-Standort aus.
Nach der Freigabe buchst du das Event.
Du informierst die Kollegen über Treffpunkt und Beginn.
Die Gruppe wird vor Ort von einem Moderator empfangen.
Die Teilnehmer werden in Teams eingeteilt.
Die Teams treten in Disziplinen aus Wissen, Taktik, Geschick und Sport gegeneinander an.
Der Moderator erklärt alle Spiele und führt durch den Ablauf.
Nach etwa 2,5 Stunden steht das Gewinnerteam fest.
Anschließend kann die Gruppe gemeinsam essen gehen.
Du musst weder eigene Spiele vorbereiten noch Material mitbringen oder selbst durch den Tag führen.
